Mein Evernote-Workflow: Wie und Warum, Tipps und Tricks

Seit einiger Zeit arbeite ich nun mit Evernote, dem wohl populärsten Notizdienst, den es gibt. Früher habe ich den Dienst als “zu fett” und “overpowered” bezeichnet und mich stattdessen auch “leichtere” Alternativen konzentriert – allen voran natürlich die Kombination aus Simplenote und Dropbox, über die ich vor einigen Monaten überschwenglich geschrieben habe.

Warum Evernote?

Mittlerweile sind Dropbox, Evernote und die vielen verschiedenen Applikationen also Geschichte. Warum aber ist das so? Das hat einige ganz einfache, aber gewichtige Gründe. Zum einen wollte ich möglichst alle Informationen, die ich irgendwie notiere, zentralisieren. Das geht bei einfachen Notizen los, geht über interessante Quellverweise für mögliche Blogbeiträge, bis hin zu Webmarks – also komplett abgespeicherten Artikeln mit Tutorials, Tipps, Tricks und anderen interessanten Dingen, über die ich mit der Zeit so stoße. Irgendwann habe ich das Ganze dann sogar dahingehend erweitert, dass ich mein papierloses Büro über Evernote verwalte, um im Fall der Fälle überall auf benötigte Informationen zugreifen zu können. Will ich diese geballten Informationen einfach, effektiv und vor allem angenehm verwalten, gibt es eigentlich keine richtige Alternative zu Evernote, also habe ich den Switch durchgeführt.

Nach einigen Monaten der Nutzung will ich hier nun einmal zeigen, wie mein Workflow mit Evernote aussieht. Welche Funktionen, die mir Evernote bietet, ich nutze, wie ich meine Daten verwalte, wie ich diese Daten möglichst einfach wiederfinde und vor allem wofür und warum ich den Dienst nun genau nutze. Meiner Meinung ist das ein ziemlich spannendes Thema, da es bei einem solchen Dienst endlos viele Möglichkeiten zur Verwaltung gibt und man sich durchaus voneinander Tipps einholen kann und vielleicht auch sollte. Wenn euch meine Tipps und Hinweise also tatsächlich helfen können, ist das toll und genauso freue ich mich auch über eure Tipps!

Notizbücher

Ganz am Anfang folgen erst einmal die absoluten Basics – also die Notizbücher. Evernote erlaubt es bekannterweise, mehrere Notizbücher anzulegen, um eine grundsätzliche Ordnung in das Chaos zu bringen. Ich persönlich habe ich dazu entschieden, diese Unterteilung möglichst einfach vorzunehmen und nur wenige Notizbücher zu erstellen. Das sind im speziellen je ein Notizbuch für die Arbeit, Berufsschule, Privates, Webmarks und je eins für jedes Blog, bei dem ich aktiv tätig bin.

Wie gesagt – ich möchte das alles möglichst grundsätzlich und klar definiert haben. Die genauere Unterteilung erfolgt dann zum einen über die Benennung der Notizen und über Schlagwörter.


Schlagwörter

Tags sind meine zweite Schlüsselfunktion, um eine klarere Ordnung in meinen digitalen Papierkram zu bekommen. Hier ergibt es natürlich Sinn, Schlagwörter möglichst nur dann zu Notizen hinzuzufügen, wenn es grundsätzlich mehrere dieser Art gibt, da ich über das jeweilige Schlagwort dann die spezifische Übersicht über diese Art von Notizen habe. Als Beispiel dient hier einmal mehr mein Leben als Auszubildender: Werde ich in einer neuen Abteilung eingegesetzt und lerne dementsprechend neue Abläufe kennen, die ich mir unmöglich alle sofort merken kann, wird dafür als erstes ein neues Schlagwort in Evernote angelegt. Dort landen dann alle Notizen, die ich diesbezüglich anlege. Will ich mir diese Notizen dann irgendwann später mal anschauen, klicke ich einfach auf das entsprechende Schlagwort und habe alle dazu passenden Einträge direkt vor mir. Ebenso bekommen Rechnungen, Leihverträge für Testgeräte, Gehaltsübersichten und so weiter entsprechende Tags zur genaueren Gruppierung.

Webmarks bekommen je nach Themenbereich ein entsprechendes Schlagwort. Ein WordPress-Tutorial bekommt beispielsweise das Schlagwort “WordPress” und allgemeine Webdesign-Tipps das Schlagwort “Webdesign”. Quellverweise bekommen dagegen gar keine Schlagwörter. Für mich ist die Unterteilung der Verweise in die Notizbücher mehr als ausreichend.

Diese im Prinzip recht vielseitige Verwendung der Tags kann gerne mal dazu ausufern, dass man früher oder später ziemlich viele Schlagwörter angelegt hat. Durch die alphabetische Anordnung wird es dann unübersichtlich. Um dem entgegenzuwirken, gruppiere ich Schlagwörter. So bekommen z.B. alle Tags, die Notizen mit Dokumenten enthalten ein “_” vor dem eigentlichen Titel, alle Schul-Tags ein “+”, Ortsbezogene Tags ein “@” und so weiter. Im Screenshot wird das Ganze dann sicherlich etwas klarer, wenn man das mal vor sich sieht. Mir hat diese Art der Ordnung und Gruppierung von Schlagwörtern sehr geholfen, um den Überblick dahingehend zu behalten.


Ich persönlich empfehle dabei generell, nicht zu inflationär mit diesen Schlagwörtern umzugehen, da es dann (wie gesagt) irgendwann sehr schnell unübersichtlich werden kann und man gegebenenfalls auch gerne mal damit anfängt, Schlagwörter nicht mehr komplett eindeutig zu vergeben. Passiert dies, funktioniert das Tagging-System so nicht mehr und eine Überdenkung sollte dringend stattfinden, denke ich.

Benennung der Notizen


Dieser Punkt ist vor allem relevant für die Verwaltung meiner Dokumente. Übersichten über Gehalt und Arbeitszeiten, Rechnungen, Urlaubsscheine und alles andere bekommt hier Titel nach einem festen Muster. Als Beispiel führe ich hier einmal meine Arbeitszeitübersichten auf: Die benenne ich nach dem Muster “Arbeitszeit Jahr Monat”. Diese Benennungsmuster halte ich dabei ebenfalls möglichst einfach und eindeutig, damit die Suchfunktion auch stets möglichst eindeutige Ergebnisse liefert und ich auch sofort weiß, worum es in einer Notiz eigentlich geht.


Anders halte ich es bei HowTo’s, Quellverweisen und Webmarks. Die werden einfach möglichst eindeutig benannt, ohne dabei ein bestimmtes System zu verfolgen. Bei der Vielfalt an verschiedenen Inhalten ist das Einhalten übergreifender Systeme einfach sehr komplex, was die Verwaltung auf Dauer meiner Meinung nach zu zeitaufwendig macht. Habe ich also beispielsweise im Web ein Tutorial über die Einbindung der Facebook-Likebox gefunden, heißt die Notiz einfach “Einbindung Facebook-Likebox”. Wieder gilt: Notiztitel möglichst eindeutig und einfach halten.
Sinn macht die möglichst eindeutige Benennung der Webmarks vor allem natürlich dann, wenn man nach etwas speziellem sucht. Die Chrome-Erweiterung kann sich nämlich in die Google-Suche einklinken und zeigt rechts neben den Suchergebnissen von Google auch Treffer aus Evernote an. Das klingt erstmal wie ein nettes kleines Feature, hat aber tatsächlich die Art, wie ich Google nutze und für was es für mich steht, verändert: Links wird das “Gedächtnis des Webs” angezeigt, rechts “mein Gedächtnis”, wenn man so will. Je stärker man Evernote zum Festhalten von Clippings verwendet, desto stärker wird dementsprechend auch dieses Evernote-Gedächtnis, sodass man die Treffer der Evernote-Box stetig wertvoller, als die Google-Ergebnisse werden, was einen umhaut, wenn man diesen Gedankengang erstmal spinnt.

Quellverweise und Webmarks

Der einfache Zugang zu Webmarks war für mich ein besonderer Grund für den Umstieg auf Evernote. Zuvor habe ich Links einfach in einzelnen Wunderlist-Listen festgehalten, jedoch war das nicht allzu komfortabel. Zum einen hatte ich dann nur den Link zur Seite vor mir und zum anderen war es damals furchtbar aufwendig, diese Listen vom Tablet oder Smartphone zu befüllen. Die Android-App erlaubte es beispielsweise nicht, einen Link über das Share-Menü an Wunderlist weiterzugeben, damit dieser Link als Notiz einer Aufgabe gespeichert werden kann. Alles geschah praktisch am Desktop – unterwegs musste ich mir dann irgendwie anders weiterhelfen. Wie gesagt: Auf Dauer ist das einfach unangenehm.


Evernote ist da um einiges weiter. Am Desktop kann man die Browser-Erweiterungen nutzen, mit denen sogar die ganze Seite als Notiz (“Clipping”) abgespeichert wird und mobil kann ich unter Android zumindest den Link an Evernote weitergeben. Unter iOS nutze ich zur Speicherung von Webmarks die integrierte und sehr ausgereifte E-Mail-Funktion, mit der ich den ganzen Artikel speichern und dazu noch das jeweilige Notizbuch und mehr vorgeben kann.

Ebenso nutze ich die erwähnte E-Mail-Funktion auch für Lesertipps und Pressemeldungen, die in meiner Gmail-Inbox landen. Die werden, sofern für mich interessant und relevant, direkt zu Evernote weitergeleitet und in Gmail archiviert, wodurch ich meine Inbox noch einmal etwas schlanker halten kann.

Der Workflow ist damit sehr angenehm. Komplett abgespeicherte Artikel lassen sich mit der tollen Suchfunktion komplett durchsuchen und als Nutzer der kostenpflichtigen Premium-Version habe ich auch offline im Zug Zugriff auf diese Daten. Das ist natürlich vor allem dann nützlich, wenn ich beispielsweise im Zug sitze, keinen Datenempfang habe und trotzdem bloggen möchte.

Kollaboration in Evernote


Erwähnenswert ist hier auch die Möglichkeit, anderen Nutzern diese Notizbücher freizugeben. Als Beispiel nehme ich hier mal das mobiFlip-Notizbuch. Dies habe ich unserem Blog-Hausmeister René freigegeben. Sollte es an einem Tag mal weniger interessante Themen geben, kann er einfach über die Web-App auf mein Notizbuch zugreifen und sich ein Thema zum Schreiben nehmen, das dort gespeichert ist.
Des Weiteren können andere Nutzer mir über die E-Mail-Funktion Artikel und Notizen in ein Notizbuch senden. So senden mir meine mobiFlip-Kollegen regelmäßig Artikel fürs Wochenende in mein Notizbuch, die interessant zum Verbloggen sind. Dadurch verringere ich auch die Flut an E-Mails, die ich ansonsten bekommen würde und habe einen zentralen Anlaufpunkt für diese Quellverweise, den ich nur dann aufrufe, wenn ich ihn auch benötige. Ich sehe diese Dinge also eben nicht, wenn sie mich gerade nicht interessieren.

Dokumente in Evernote

Gesondert will ich hier nochmal darauf eingehen, warum ich in Evernote auch mein papierloses Büro organisiere. Die Gründe sind hier im Grunde ziemlich naheliegend: Der Upload meiner Scans kann über den Desktop-Client einfach per Drag & Drop vorgenommen werden, die Notizen werden übersichtlich und klar dargestellt, ich habe überall Zugriff auf diese Dokumente und vor allem ist die OCR-Suche, auf die Premium-Nutzer Zugriff haben, wirklich klasse. Sogar handschriftliches wird problemlos erkannt – sogar meine Handschrift, die teilweise doch sehr exzentrisch sein kann. Ich bin weitgehend davon überzeugt, dass kein anderer Dienst ein einfaches papierloses Büro derart unkompliziert und direkt umsetzen und ermöglichen kann, wie es bei Evernote der Fall ist.

Fazit: Mehr Produktivität an einem Ort

Insgesamt bin ich durch Evernote sehr viel produktiver geworden. Überall spare ich Zeit: Ob beim Bloggen, beim Suchen irgendwelcher Rechnungen oder auch beim Festhalten von relevanten Dingen. Eine zentrale Plattform vereinfacht hier vieles. Man muss nur diese eine Plattform aktuell halten, benötigt nur dort ein kohärentes System und die Verfügbarkeit aller Daten an einem Ort ist eben auch sehr angenehm.

Will man aber wirklich viele verschiedene Dinge mit Evernote verwalten, ist es besonders wichtig, dass man dieses kohärente und durchgehende System mit Notizbüchern, Schlagwörtern und Titeln konsequent durchzieht. Je länger man den Dienst nutzt und je mehr Notizen sich über die Zeit ansammeln, desto wichtiger wird dieser Aspekt.
Ich persönlich rate diesbezüglich insgesamt zum Minimalismus: “So viel, wie nötig – so wenig, wie möglich”. Das macht einerseits die Verwaltung einfacher, erleichtert auch das spätere Wiederfinden von Informationen und kommt vor allem auch der Suchfunktion entgegen. Im Idealfall sollten Notizen also auch über die Suchfunktion möglichst stark eingrenzbar sein.

Auch der kollaborative Aspekt und die E-Mail-Funktion sind sehr interessante Punkte, die ich sehr an Evernote schätze und die meine Zusammenarbeit mit den anderen generell auch mein Workflow in Gmail um einiges vereinfachen. Meine Evernote-Nutzung erleichtert mir also nicht nur die Nutzung der Evernote-Funktionen, sondern auch die Nutzung anderer Dienste, was ich so zuvor noch nicht erlebt habe.

Ich kann Evernote also nur jeden ans Herz legen, der sich irgendwie für den effizienten Umgang mit Notizen interessiert und begeistern kann. Es gibt schlichtweg keine bessere, zugänglichere, aber vor allem auch skalierbarere Alternative. Denn das ist das Schöne an Evernote: Mein hier beschriebener Workflow und meine Tipps sind eben nur meine Art der Evernote-Nutzung. Es gibt zig Möglichkeiten, den Dienst effizient zu nutzen, was ich bereits eingangs erwähnte. Sieht diesen Beitrag also nicht als den einzig richtigen Weg an und macht euch den Dienst stattdessen selbst zu eigen. Skaliert ihn nach euren Bedürfnissen und nach eurem Gusto! Aber: Macht es konsequent, kohärent, transparent!

Evernote.com

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Die App wurde nicht im Store gefunden. :-( #wpappbox

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  • Patrick

    Interessanter und guter Beitrag, danke. Verwende Evernote beruflich auch nebenbei, allerdings längst nicht so intensiv wie du. Habe in jedem Fall einige interessante Ansätze gesehen (insbesondere das Thema Schlagwörter behandle ich derzeit kaum, sollte ich mal umbauen).

    Für solche Informationsfetzen (also Links zu interessnanten Beiträgen, wo ich nicht den kompletten Inhalt später benötige) bin ich allerdings mehr Fan von Pocket. Zwar habe ich dann nicht alles in einer Lösung, allerdings für mich in der Beziehung der praktischere Dienst.

    • http://CocasBlog.de/ Charles Engelken

      Pocket wollte ich für meine Quellensichtung auch mal nutzen, habe mich dann aber doch dafür entschieden, diesen Dienst ausschließlich für Artikel zu nutzen, die ich aus persönlichem Interesse nachlesen will. Da mag ich das dann nicht mit Quellverweisen für Beiträge vermischen.

      • Dominik

        Pocket nutze ich nur als reinen externen Bookmark-Dienst..

  • http://www.facebook.com/rafaeleduardo.wefersverastegui Rafael Eduardo Wefers Verasteg

    Ich benutze Evernote auch und gern, vor allem mit dem Webclipper von Evernote den es als Chrome-Plugin gibt.
    Ich möchte auch noch IFTTT.com empfehlen, bei denen man eine Menge Dinge mit Evernote verbinden kann. So werden Emails die ich in GMail mit einem Stern markiere in Evernote gesichert, gleiches mache ich bestimmten G+-Posts.

    Zusammen mit ifttt.com ist Evernote für mich zu einem unverzichtbaren Werkzeug geworden.

    • http://CocasBlog.de/ Charles Engelken

      Ich hatte bis heute nie die Zeit, um mich mal genauer mit IFTTT auseinanderzusetzen. Allerdings würde ich es z.B. sehr cool finden, wenn in Feedly markierte Artikel automatisch komplett in ein Evernote-Notizbuch gesichert werden würden. Mal schauen, ob Feedly von den IFTTT-Entwicklern implementiert wird, wenn es entsprechende APIs gibt…

  • Dominik

    Charles, erst einmal vielen Dank für den tollen Beitrag.

    Da sind echt tolle Tipps dabei, ich werde mich wohl doch noch einmal näher mit dem Thema Evernote beschäftigen, momentan fehlt mir gerade in Bezug auf meinen Blog ganz einfach eine klare Übersicht, ich speichere hier und da irgendwelche Notizen, Infos etc., das möchte ich in Zukunft nicht mehr.

    Wenn ich Fragen habe, kann ich mich doch an dich wenden oder?

    • http://CocasBlog.de/ Charles Engelken

      Klar, kannst mich bei Fragen gerne ansprechen! :)

  • Christian

    Du hast keine Angst bez. Datenschutz bei den ganzen persönlichen Dingen die du hoch lädst? Blogartikel etc ist ja alles geschenkt, aber Gehaltsabrechnungen?

    • http://CocasBlog.de/ Charles Engelken

      Nö, nicht wirklich.

  • http://www.timotime.de/ Timo Heidtkamp

    Danke! Das war genug Anreiz meine Notizbücher endlich mal wieder zu sortieren und etwas auszumisten. Evernote ist echt erste Sahne. Hatte zwischenzeitlich Keeo getestet aber das hat momentan nicht Ansatzweise den selben Funktionsumfang

  • http://twitter.com/KarlsTechnik KarlsTechnik

    Interessant zu sehen wie und in welchem Umfang du Evernote nutzt. Danke für die Einblicke. :)
    Auch ich nutze Evernote immer intensiver (dank der Telekom Aktion nun auch in der Premium-Version). Ein kleiner Tipp für Neulinge oder einfach Leute die noch nicht so vertraut mit den Möglichkeiten Evernotes sind ist vielleicht das Buch “Mit Evernote Selbstorganisation und Informationsmanagement optimieren” von Herbert Hertramph. Mir hat es enorm geholfen viele Funktionen zu entdecken die ich heute nicht mehr missen möchte, wie z.B. die von Charles angesprochene Mail-Funktion. Leicht verständlich und trotzdem umfangreich.
    (Weder kenne ich den Autor persönlich, noch habe ich sonst was mit diesem Buch zu tun. Nur ein gut gemeinter Tipp von Nutzer zu Nutzer ;) )

  • http://cbrueggenolte.de/ Carsten Brüggenolte

    Ein schöner Workflow. Hat mich gut über den Flug gebracht heute.

    Ich nutze ja nur nvALT und Dropbox. Das ist alles. PlainText und fertig mit Markdown.

    Aber jeder hat da sein System.

  • Georg

    Ich nutze den Kalender und eine to-do-Liste mit OwnCloud, das war es. Evernote war mir immer zu kompliziert in der Bedienung. Vielleicht hat sich das ja inzwischen geändert, aber ich habe mein System gefunden.

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  • Metty

    Endlich mal ein schöner Artikel zu EN aus dem “echten” Leben und nicht nur das übliche wischi waschi ohne Konkret zu werden

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