Wer kennt das Problem nicht? Man arbeitet z.B. an einem Projekt und der Vorgesetzte bzw. der Kunde will genaue Erfassungen der Arbeitszeiten haben. Bei uns im Unternehmen halten wir die Arbeitszeiten beispielsweise mit einem Zeiterfassungssystem fest – die Wahl fiel hierfür damals übrigens auf ReinerSCT. Wirklich flexibel ist das aber nicht – alleine schon, weil überall ein entsprechendes Lesegerät vorhanden sein muss, wenn die Arbeitszeiten erfasst werden soll.
Übersicht über die letzten sieben Tage
Eine weit flexiblere Lösung ist da Clockodo. Die ist zum Einen deswegen flexibler, weil sie im Kern über den Browser als Web-App arbeitet, zum Anderen, weil man über mobile Apps auch vom Smartphone aus Arbeitszeiten festhalten kann und darüber hinaus auch deswegen, weil sich Clockodo nicht störrisch an das eigentliche Festhalten von Arbeitszeiten hält, sondern in der Funktionalität ein paar Schritte weiter geht und so Features, wie Projektverwaltungen und Berichte, beherrscht. Vor ein paar Wochen haben mich die Entwickler angeschrieben und mir ihren Dienst vorgestellt. Nun trage ich das an euch weiter und stelle ihn euch vor.
Vereinfacht dargestellt verwaltet ihr in Clockodo Kunden, und teilt diesen dann Projekten zu, in welchen ihr wiederum Tätigkeiten festhalten könnt, die dann zeitlich erfasst werden. Beispielsweise arbeitet ihr also Für Kunden X am Projekt Y. Tätigkeiten, die dafür anfallen (z.B. Kundengespräche oder die eigentliche Arbeit) werden dort festgehalten und erfasst. Bei der Einrichtung von Kunden und Projekten können jeweils verschiedene Parameter, wie z.B. Budget und Stundenlohn, festgelegt werden.
Neue Kunden anlegen
Die eigentliche Zeiterfassung erfolgt dann über die Stoppuhr, welche sich als Browser-Popup öffnet. Dort könnt ihr dann das jeweilige Projekt und die jeweilige Leistung auswählen, sowie die Abrechenbarkeit festlegen. Anschließend startet ihr die Stoppuhr über den großen Button. Innerhalb des Popups könnt ihr dann noch eine chronologische Liste eurer Tätigkeiten, sowie Favoriten einsehen. Ganz generell kann man auch weitere Teammitglieder mit in die Zeiterfassung einbeziehen. Die werden im entsprechenden Menü dann einfach erstellt und bekommen ihre Zugangsdaten anschließend automatisch via Email.
Berichte über Projekte und Tätigkeiten
Wie bereits angesprochen, könnt ihr euch eure Tätigkeiten in Clockodo auch in Berichten anzeigen lassen. Dort seht ihr dann, woran ihr wie viel gearbeitet habt und mehr. Das, was dort dargestellt wird, könnt ihr auch selbst festlegen, indem per Drag & Drop Kriterien festlegt, wobei sich die Darstellung der Berichte dann zusätzlich daran orientiert, wie ihr die Kriterien anordnet (links das Wichtigste, rechts daneben nach und nach Unwichtigere). Die einzelnen Berichte könnt ihr dann als Vorlage abspeichern, als CSV-Datei exportieren und ausdrucken. Außerdem lassen sich aus den Berichten Rechnungen erstellen. Dafür nutzt Clockodo eine Schnittstelle, über die mit Billomat kommuniziert wird.
Stoppuhren: Web-App, Desktop-Client und Android-App (v. li.)
All das könnt ihr in eurem Browser machen, weshalb Clockodo überall benutzt werden kann. Darüber hinaus bietet der Service aber auch noch Anwendungen für Windows, Mac OS X, Linux und Android an. Für das iPhone steht stattdessen “nur” eine mobile Webansicht parat. Alle Clients haben gemeinsam, dass sie im Prinzip ausschließlich das bereits angesprochene Browser-Popup (also die Stoppuhr) nutzen und andere Funktionen deswegen auch nicht zur Verfügung stehen. Zur puren Zeiterfassung reicht das aber natürlich auch aus und so muss das Browserfenster, welches für viele das unmittelbare “Tor zur Ablenkung” ist, dann nicht unbedingt geöffnet bleiben. Ich fände es aber trotzdem schön, wenn man zumindest den Desktop-Clients mehr Funktionen mitgeben würde.
Insgesamt ist Clockodo trotzdem ein Dienst, der mir gefällt und ich kann mir durchaus vorstellen, dass er einigen Leuten das Arbeitsleben erleichtern kann. Wenn ihr Clockodo selber ausprobieren wollt, könnt ihr das natürlich machen. Allerdings gibt es hier gewisse Einschränkungen, denn Clockodo ist ein Dienst, für den die Entwickler Geld sehen wollen. Das geht bei fünf Euro pro Monat los und erhöht sich je weiterem Mitarbeiter um vier Euro. Hier werden allerdings immer nur die Mitarbeiter berechnet, die im abgerechneten Monat auch aktiv waren. Zum Testen allerdings kann Clockodo 30 Tage lang in voller Funktionalität getestet werden. Wenn euch der Dienst interessiert: ausprobieren und bei Gefallen dann zahlen. :)
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